Een handige methode die je helpt bij het bepalen van je prioriteiten is jezelf bij iedere actie, verzoek of taak die op je afkomt de vraag te stellen “Moet ik dit nu doen?”

De truc bestaat er uit dat je jezelf deze vraag vijf keer stelt en daarbij de klemtoon steeds op een ander woord legt. Beantwoord je de eerste (of een volgende) vraag met ‘nee’, dan hoef je de overige vragen niet meer te beantwoorden en kun je de klus naast je neerleggen of aan een ander overlaten.

Moet ik dit nu doen?

Is het een uit te voeren actie? Of is het informatie? Moet er überhaupt wat gedaan worden? Waarin ligt de oplossing, in het handelen of juist in het niets doen? Zo nee, dan hoef je de andere vragen ook niet meer te stellen.

Moet ik dit nu doen?

Ben jij de beste persoon om dit te doen? Kan iemand anders het misschien beter doen, omdat zij/hij meer tijd heeft of misschien juist meer kwaliteiten voor die specifieke klus? Kun je de taak delegeren?

Moet ik dit nu doen?

Is er misschien ook een andere oplossing mogelijk? Misschien is de alternatieve oplossing wel veel effectiever?

Moet ik dit nu doen?

Welke prioriteit heeft de taak dat het nu moet, wat zou er gebeuren als je het later zou doen of misschien helemaal niet? Veel taken lijken dringender dan ze in werkelijkheid zijn. Kan het een een weekje wachten?

Moet ik dit nu doen?

Hiermee bepaal je de urgentie van de taak. Is het echt nodig dat het gedaan wordt?

Prioriteiten stellen is één ding, het plannen van die werkzaamheden een tweede. Stel van iedere activiteit vast hoeveel tijd je er werkelijk mee kwijt denkt te zijn. Wees alert op het woord ‘even’. Dingen duren meestal langer dan je denkt, vooral als je van het chaotische type bent. Maak voor een hele groep gelijksoortige, kleine activiteiten een blok tijd vrij, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van mail. Plan niet meer dan er in het aantal uren past dat je die dag werkt.

Follow