Werk slimmer met je e-mail

Werk slimmer met je e-mail

Werk slimmer met je e-mail

1 reactie op Werk slimmer met je e-mail

We moeten op een dag heel veel dingen doen. En als daar ook nog eens tientallen nog te verwerken e-mails bij komen is er weer een stress-factor bij.

Wil je productief functioneren en toch het gevoel hebben dat je alles onder controle hebt? Lees dan de onderstaande tips die zijn ontleend aan “Getting things done” van David Allen.

E-mail verwerking

1. Controleer je e-mail slechts een paar keer per dag. Openen en scannen van e-mail kost tijd.

2. Verwerk je e-mail in chronologische volgorde. Daarmee voorkom je dat bepaalde berichten lang blijven staan.

3. Verwerk een geopende e-mail direct. Ga daarbij als volgt te werk:

A. Moet je hier nu iets mee doen? Is het antwoord “nee”: dan gaat de e-mail naar de prullenbak, het archief of de map ooit/misschien. En je begint aan de volgende e-mail.

B. Is het antwoord “ja” bepaal dan de eerste actie. Indien je deze binnen 2 minuten kunt afhandelen, doe dit dan gelijk. Delete of archiveer de e-mail daarna direct. Bestaat een e-mail uit meerdere vervolgacties ga dan naar A.

C. Heb je meer dan 2 minuten nodig, bepaal dan of je het zelf wel moet doen. Is het antwoord “nee” delegeer het dan en verplaats de e-mail naar de actiemap “afwachten”.

D. Als je de acties zelf moet doen bepaal dan het moment waarop. Als het zo snel mogelijk moet of op een bepaald tijdstip plan het dan in je agenda.

E. Als je niet weet wanneer de acties moeten worden gedaan verplaats dan de e-mail naar de map “misschien/ooit”.

Verzend afspraken

1. Stuur alleen “cc” aan mensen die op de hoogte moeten zijn van jouw e-mail.

2. Gebruik alleen “reply-to-all” als echt iedereen je e-mail moet ontvangen.

3. E-mail openen en lezen kost tijd stuur daarom geen weinigzeggende boodschappen zoals “ok”.

Tips and tricks

1. Koppel al je e-mail adressen aan één mail-programma. Dit kan bijvoorbeeld met de software van Google en Apple.

 

2. Zet het geluid of pop-up uit dat je attendeert op nieuwe e-mail. Notificaties brengen je in de verleiding om een e-mail direct bij binnenkomst te lezen.

3. Zorg ervoor dat je in-box aan het einde van je werkdag leeg is.

4. Vergeet niet dat je in-box geen “to-do-lijst” is. Maak gebruik van een applicatie om je acties in te plannen die niet in 2 minuten zijn af te handelen. Voor grote projecten kun je bijvoorbeeld gebruik maken van MS project. Voor verzameling van notities, acties, foto’s, websites e.d. rondom (prive-) projecten kun je gebruik maken van gratis software van Springpad. Zie http://www.vliegendeolifant.nl/springpad-is-een-super-organiser/

5. Als je net zoals ik duizenden e-mail in je in-box hebt staan en geen zin hebt om die eerst allemaal te verwerken voordat je volgens het bovenstaande systeem kunt werken, verplaats dan de inhoud naar een map met de naam “dump DD\MM\YY”. Deze kun je dan altijd raadplegen indien nodig.

Vragen?

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen, opmerkingen of een leuke tip? Plaats dan een ‘reactie’ of stuur een email naar vliegendeolifant@gmail.com. Vergeet niet op de “vind ik leuk” knop te klikken als je dit artikel leuk vindt. Ik wens je heel veel plezier met deze tips.- René Pieneman

About the author:

Vliegendeolifant is in 2010 opgericht door René Pieneman (1972). Na zijn studie Bedrijfskunde had hij diverse functies in de gezondheidszorg en de zakelijke dienstverlening. Tien jaar volgde hij meditatieretraites, reisde hij twee jaar in Zuidoost Azië en sinds vijf jaar volgt hij coachingsopleidingen waardoor hij bijzondere interesse in de mogelijkheden van de mens ontwikkelde.

1 Comment

  1. Anoniem  - 3 mei 2012 - 17:57
    /

    Leuke tips. Dank je wel

Leave a comment

You must be logged in to post a comment.

Back to Top